Angebote und Buchungsbestätigungen professionell verfassen – persönlich und zielgruppenorientiert 

Warum authentische und zielgruppengerechte Texte entscheidend sind

Gäste fühlen sich sofort wohl, wenn sie sich persönlich angesprochen fühlen. Authentische Kommunikation stärkt die emotionale Bindung, erhöht die Buchungswahrscheinlichkeit und steigert Weiterempfehlungen und Bewertungen.

Sie kennen bereits Ihre Zielgruppe und haben Ihre Homepage auf Ihre künftigen Gäste abgestimmt mit der Bildsprache und allen Texten. 

Lesen Sie dazu gerne noch einmal hier:  Die richtige Zielgruppe finden, Ein Blick auf die drei stärksten Zielgruppen und Optimale Homepage für Ferienwohnungen)

Dieses Wissen können Sie im nächsten Schritt nutzen für die zielgruppengerechte, persönliche Ansprache in Ihren Angeboten und Buchungsbestätigungen.

Schreiben Sie Ihre Mails freundlich, persönlich und nicht zu förmlich, sondern eher als ob Sie mit Ihren künftigen Gästen ein nettes Gespräch führen. Und weniger ist mehr – kurze, klare Sätze, präzise Informationen strukturiert angeordnet sorgen für gute Lesbarkeit und einen schnellen Überblick.

Rechtliche Sicherheit erhalten Ihre Gäste und Sie mit dem Abschluss eines Mietvertrages bei einer verbindlichen Buchung.
Einen Mustermietvertrag können Sie im Kundencenter des Deutschen Tourismusverbandes nach der Anforderung eines Passwortes zum Einloggen kaufen. Dieser entspricht den rechtlichen Bestimmungen.

dtv Kundencenter

Zielgruppenorientierte Ansprache - Beispiele
 

• Familien legen Wert auf Sicherheit, Ausstattung, kinderfreundliche Extras. Beispiel:
  „Liebe Familie Scholz, wir freuen uns, dass Sie Ihren Familienurlaub bei uns verbringen möchten – das Kinderbett und der extra Spielraum stehen bereit!“

• Pärchen legen den Fokus auf Atmosphäre, Privatsphäre und romantische Extras. Beispiel:
  „Liebe Anna Schneider, lieber Peter Hoffmann, im ruhigen Apartment wartet eine Flasche Prosecco auf Sie – perfekt zum Anstoßen.“
   

Angebots-E-Mails – freundlich und strukturiert schreiben

Welche Informationen gehören in ein Angebot?
 

• Name der Ferienwohnung/des Ferienhauses
• Angebot:
  Zeitraum von bis / Anzahl der Nächte
• Personenzahl Erwachsene/Kinder, ggf. Haustier/Hund
• Preis mit der Angabe, was darin enthalten ist (z.B. Endreinigung, Wäschepaket, Nebenkosten) und ggf. wie sich der Mietpreis zusammensetzt (z. B. Grundpreis Übernachtung, weitere Nächte)
• Zusätzliche Kosten (z.B. für Kurtaxe)
• Gesamtbetrag
• Ggf. Extras oder Sonderwünsche
• Call-to-Action: Was wird an weiteren Daten benötigt, wenn der Gast buchen möchte
• Wichtige Hinweise: Mietbedingungen beifügen oder darauf verlinken (z. B. auf die Mietbedingungen auf der eigenen Webseite)
• Wichtig: Ihre Signatur also Name, Adressdaten, Telefonnummer und Mailadresse 
   

Beispiel Vorlage für eine Angebots-Mail

Eine Muster-Vorlage für eine Angebots-Mail (Fließtext mit Platzhaltern), die Sie individuell ändern können, finden Sie hier als PDF zum Download.


Betreff-Vorschlag: „Angebot für Ihren Urlaub im Apartment Seeblick“

Textaufbau:

Persönlicher Gruß:
„Liebe Familie Müller, vielen Dank für Ihre Anfrage – es freut uns sehr, dass Sie bei uns Zeit verbringen möchten!“

Verfügbarkeit & Angebot:
„Für den Zeitraum vom 12.–17. Juli ist das Apartment ‚Seeblick‘ noch frei.
12.07. bis 27.07. / 5 Nächte
3 Personen (2 Erwachsene, 1 Kind 10 Jahre), 1 Hund
Preis: EUR  inkl. Endreinigung, Bettwäsche, Handtücher, Nebenkosten
zuzüglich Kurtaxe EUR…,  Haustier/Hund einmalig EUR…
Der Mietpreis setzt sich zusammen aus dem Grundpreis für 3 Nächte EUR, 2 weitere Nächte je EUR
Gesamt: EUR“

Extras oder Sonderwünsche:
„Auf Wunsch buchen wir gerne ein Frühstückskörbchen für EUR 25 dazu – mit regionalen Spezialitäten.“

Call-to-Action:
„Wenn Sie buchen möchten, antworten Sie einfach kurz – wir reservieren dann verbindlich für Sie.“ Oder „Wenn Sie buchen möchten, benötigen wir:

• ​​​​​​vollständige Namen und Geburtsdaten aller Gäste
• Adressdaten
• ggf. Hinweise zu Sonderwünschen (z. B. Babybett, Allergien)“

„Nach Ihrer Zusage reservieren wir verbindlich für Sie und senden Ihnen die Buchungsbestätigung mit Zahlungsinformationen sowie den Mietvertrag zu.“

Wichtige Hinweise: 
„Die Mietbedingungen mit allen Storno- und Zahlungsinformationen finden Sie im Anhang oder hier: (Verlinkung auf die eigene Homepage)“

Freundlicher Abschluss:
„Wir freuen uns sehr, wenn Sie sich für unser Haus entscheiden – bei Fragen sind wir jederzeit für Sie da! Sonnige Grüße, Ihre Gastgeberfamilie Schmidt (wichtig: Signatur mit Adresse, Telefonnummer, E-Mail“

Die Buchungsbestätigung – verbindlich und herzlich

Im schönsten Fall bucht der Gast Ihr Angebot. Mit der Buchungsbestätigung und ggf. der Unterzeichnung eines Mietvertrags und der Anzahlung des Mietpreises wird die Buchung verbindlich.

Wichtiger Hinweis: Im Kundencenter des Deutschen Tourismusverbandes können Sie sich nach der Anforderung eines Passwortes einloggen und dort einen Mustermietvertrag kaufen. Dieser entspricht den rechtlichen Bestimmungen.

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Welche Angaben sollte eine Buchungsbestätigung enthalten?
 

• Name des Gastes oder eine Bestätigungsnummer: Eine eindeutige Referenz für die Buchung.
• Details der Unterkunft:
  • Name und Adresse der Ferienwohnung/des Ferienhauses
  • Link zur Unterkunftsbeschreibung oder Website
• Buchungsdetails:
  • Anreise- und Abreisedatum.
  • Anzahl der gebuchten Nächte.
  • Anzahl der Personen (Erwachsene und Kinder).
  • Ggf. Informationen zu Haustieren.
• Preisdetails:
  • Gesamtpreis der Buchung.
  • Aufschlüsselung des Preises (z.B. Mietpreis, Endreinigung, Kurtaxe).
  • Informationen zu zusätzlichen Kosten oder optionalen Leistungen.
• Zahlungsinformationen:
  • Fälligkeitstermine für Anzahlungen und Restzahlungen
  • Akzeptierte Zahlungsmethoden
  • Bankverbindung, falls Überweisung erforderlich ist
• Kontaktinformationen:
  • Kontaktdaten des Vermieters oder der Agentur vor Ort (Name, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail)
  • Notfallkontaktinformationen.
• Anreise- und Abreiseinformationen:
  • Check-in- und Check-out-Zeiten
  • Informationen zur Schlüsselübergabe (Ort, Zeit, Ansprechpartner).
  • Wegbeschreibung zur Unterkunft
  • Informationen zu Parkmöglichkeiten
• Miet- und Stornierungsbedingungen bzw. der Mietvertrag:
  • Klare Beschreibung der Stornierungsfristen und anfallenden Kosten
  • Wichtige Regeln und Vorschriften (z. B. Lärm, Müllentsorgung, Regelungen falls es zu einem Schaden kommen sollte)
• Versicherungshinweis:
  • Erinnerung an den Abschluss einer Reiserücktrittskosten-Versicherung
• Empfehlungen:
  • Optional: Informationen zu lokalen Sehenswürdigkeiten, Restaurants oder Aktivitäten

Beispiel Vorlage für eine Buchungsbestätigungs-Mail

Eine Muster-Vorlage für eine Buchungsbestätigungs-Mail (Fließtext mit Platzhaltern), die Sie individuell ändern können, finden Sie hier als PDF zum Download.
 

Betreff-Vorschlag: „Buchungsbestätigung für das Apartment Seeblick“

Textaufbau:

Dank & Bestätigung:
„Liebe Familie Müller, ganz herzlichen Dank für Ihre Buchung!
Wir freuen uns sehr, Sie vom 12.–17. Juli bei uns begrüßen zu dürfen.“

Wichtige Details auf einen Blick:

• Unterkunft & Zeitraum
• Anzahl der Gäste
• Mietpreis
• Gesamtpreis inkl. Extras wie Kurtaxe
• Zahlung: „EUR 200 Anzahlung bitte bis 30. Juni; Restzahlung bis 14 Tage vor Anreise bis zum… auf unser Konto….“

Check‑in/check‑out & Kontakt:
„Check‑in: ab 15 Uhr — Check‑out: bis 10 Uhr.

Die Schlüsselübergabe findet direkt am Haus statt. Bitte melden Sie sich dazu eine Stunde vor Ankunft telefonisch unter+49 172 1234567.

Ihr Auto können Sie bequem im Carport vor dem Haus parken.
So kommen Sie zu uns: (Verlinkung zu google maps oder ein Routenplaner).

Bei Fragen erreichen Sie uns (oder die Agentur Sonnenschein, Sonnenstraße 123, 1234 Sonnenzeit, Mailadresse) jederzeit unter +49 172 1234567.

Miet- und Stornobedingungen, ggf. Mietvertrag, Hinweis auf Versicherung
Sie können jederzeit vor Mietbeginn vom Mietvertrag zurücktreten.
Dann gelten unsere Stornobedingungen…

Wir empfehlen Ihnen den Abschluss einer Reiserücktrittskosten-Versicherung für mehr Sicherheit.

Gegebenenfalls „Den Mietvertrag finden Sie im Anhang dieser E-Mail. Bitte unterschreiben Sie diesen und senden Sie ihn uns zeitnah zurück.“

Nützliche Hinweise:
„WLAN: ‚LieblingsGäste2025‘ – Ausflugstipps und ein regionaler Einkaufsführer erhalten Sie 5 Tage vor Anreise.“

Herzlicher Abschluss:
„Wir freuen uns auf Sie! Herzlich, Ihre Gastgeberfamilie Schmitt“
Signatur (Ihre Adresse, Telefonnummer, E-Mail)

(Autorin: Martina Domke)